Gérer les utilisateurs de sa branche

Définitions

Membre de la communauté mathématique

Une personne est considérée "membre de la communauté mathématique" si elle vérifie les 2 conditions suivantes :

• elle possède un compte dans un établissement adhérent à la fédération d'identité Enseignement/Recherche (typiquement, elle détient un accès à l'ENT de son université),
• elle est référencée dans l'annuaire de la communauté mathématique

Collaborateur hors communauté

C'est une personne qui n'est pas membre de la communauté mathématique. Par exemple :

• un chercheur étranger
• un membre d'un projet porté par la communauté mathématique, personnel d'une societé privée

Principes généraux

Un membre de la communauté mathématique peut se créer lui-même un compte sur la PLM

Pour cela, il se connecte sur le portail avec ses identifiants établissement.

S'il est référencé dans l'annuaire des maths, alors il peut aller dans la page Profil (silhouette dans le bandeau du haut de la page) où il lui sera proposé :

• de se créer un compte PLM s'il n'en possède pas un déjà,
• d'associer son identité d'établissement à un compte PLM qu'il possède déjà.

S'il n'est pas encore référencé dans l'annuaire des maths, alors il se retrouve avec le statut (temporaire) de "collaborateur hors communauté". Le correspondant PLM doit alors l'intégrer dans l'unité, et le correspondant annuaire doit le référencer dans l'annuaire des maths. Son statut (définitif) devient alors "membre".

Cette opération crée un compte ayant le statut "collaborateur hors communauté". Ce compte :

• n'est pas membre de l'unité du parrain,
• permet d'utiliser les services collaboratifs de la PLM
• ne permet pas de créer des ressources sur la PLM
• ne permet pas d'accéder aux revues en ligne.

Administration des utilisateurs

Invitation

Toute personne possédant un compte PLM peut, si elle le souhaite, inviter un nouvel utilisateur à créer un compte (qui aura le statut de compte invité), en utilisant le service d’invitation.

Interface d’administration des comptes

L’interface d’administration des comptes permet aux correspondants PLM de :

• Gérer l’intégration des comptes dans les branches qu’il administre
• Modifier certaines propriétés du compte, comme l’adresse de contact
• Réinitialiser un mot de passe et réactiver un compte inactif

Voici la procédure que le correspondant PLM doit suivre pour se connecter à l’interface d’administration des comptes :

1. Rendez-vous sur le site des Services Numériques de la PLM.
2. Vérifiez que vous êtes connecté. Sinon, cliquez sur le bouton « Connexion » dans le bandeau en haut de la page.
3. Cliquez ensuite sur la tuile « Gestion des comptes ».

Changement de laboratoire

En cas de changement d’unité, un utilisateur a la possibilité de conserver son compte PLM. Pour ce faire, il doit s’adresser aux correspondants PLM de sa nouvelle unité.

Le correspondant PLM du nouveau laboratoire doit rattacher le compte de l’utilisateur à son unité en suivant la procédure décrite ci-dessous :

1. Connectez-vous à l’interface d’administration des comptes comme décrit ci-dessus.
2. Choisissez d’abord l’unité à administrer en la sélectionnant dans le menu déroulant « Choisissez une unité ».
3. Cliquez sur le bouton « Intégrer une personne ».
4. Dans la barre de recherche, tapez le nom ou le prénom de la personne (la recherche se lancera automatiquement).
5. Sélectionnez la personne dans la liste, puis cliquez sur « Valider ».

Cette personne est maintenant intégrée à votre unité avec le statut "invité". Il faut maintenant modifier son statut en "membre" et mettre à jour ses informations.

6. Recherchez cette personne dans la liste des comptes de votre unité (un filtre est disponible pour vous aider).
7. Sélectionnez le compte, puis cliquez sur « Modifier un compte », puis sur « Changer de statut » (lisez et validez le changement).
8. Avec le compte toujours sélectionné, cliquez sur l’icône de modification des informations du compte, située en bas de la liste des informations.
9. Modifiez le champ « Adresse de contact » pour refléter sa nouvelle appartenance (notez l’ancienne adresse et la nouvelle pour la suite), puis cliquez sur « Appliquer ».
10. Pensez à reporter cette nouvelle adresse e-mail dans le fichier LDIF fourni pour l’annuaire.
11. Demandez à l’utilisateur de mettre à jour son adresse dans les listes de diffusion sur le serveur de listes (pour chaque robot !), en se connectant avec son ancienne adresse.
12. Demandez à l’utilisateur d’envoyer un e-mail à pour demander la migration des services utilisés. (Vous pouvez le faire pour lui si vous avez les informations demandées.)

L’utilisateur doit fournir les informations suivantes dans son e-mail :

• L’ancienne et la nouvelle adresse e-mail de contact (notées précédemment).
• La liste des services utilisés (PLMlatex, PLMbox, ...). Rappel: La liste complète des services est disponible à cette adresse : https://services.math.cnrs.fr/.

Pour vous aider visuellement, voici une capture d’écran de l’interface avec certains numéros d’étape positionnés.

Charte des administrateurs de branche

• Avant d'intégrer une personne dans l'unité qu'il gère, le correspondant PLM doit vérifier que les informations du compte sont correctes, en particulier que l'adresse mél. est bien l'adresse institutionnelle, que l'uid est "raisonnable".
• Vérifier que la personne est bien membre du fichier ldif fournit pour l'annuaire de la communauté.