Indico

Pour planifier et organiser des événements simples ou complexes.

Fonctionnalités

INDICO est un outil pour planifier et organiser des événements, de la simple réunion à des rencontres plus complexes : workshops, conférences avec sessions multiples thématiques et/ou parallèles.

INDICO gère l'inscription en ligne des participants, les propositions d'intervention (soumission, acceptation), la mise en place de l'ordre du jour jusqu'à l'élaboration d'un questionnaire de satisfaction en ligne

Il propose un mécanisme avancé de délégation de droits, et garantit l'archivage des informations relatives aux évènements passés, y compris les supports des présentations.

Plus sur INDICO

Type d'évènements

• les cours (lecture)
  • évènement atomique de base, tel un exposé
  • un cours possède un auteur, un résumé, des horaires
  • permet la création d'affiches, gestion des participants, etc.
  • voir un exemple de cours/lecture

C'est le type d'évènement le plus simple. Par exemple, il n'y a pas de notion de planning.

Pour une journée ou demi-journée de plusieurs présentations, il est préférable de choisir le type réunion.

• les réunions (meeting)
  • évènement composé de plusieurs exposés
  • une réunion possède un planning, la notion d'inscriptions
  • permet la gestion des horaires, des minutes, création d'affiches, gestion des participants et des supports, etc.
  • voir un exemple de réunion/meeting
• les conférences (conference)
  • évènement complexe, composé de sessions
  • une conférence possède un planning par session
  • permet la gestion du cycle de vie complet, appel à résumé, une gestion des soumissions, un processus d'inscriptions évolué, paiement en ligne, horaire, badge, analyse des documents par un comité, une page d'accueil personnalisée, etc.
  • voir un exemple de conférence

Remarques

• Chaque utilisateur définit la langue par défaut dans laquelle les pages lui sont personnellement présentées. C'est un élément à prendre en compte par exemple quand on explique à ses collabrateurs comment s'inscrire à un évènement (les menus varient en fonction de la langue choisie par chaque utilisateur).
• Il existe une fonctionnalité de clonage d'évènements, utile dans le cadre de séminaires ou cours réguliers, qui permet de créer très rapidement une série d'évènements. On crée le premier, on le personnalise, puis on peut le dupliquer en n exemplaires (l'outil propose ce qui doit ou ne doit pas être cloné).

Exemple : gestion des évènements d'un labo

Une catégorie est un objet regroupant des évènements.

Un labo peut posséder sa propre catégorie sur laquelle il a un total contrôle (voir un exemple de catégorie pour un labo).

Dans cette catégorie, il peut créer des évènements et des sous-catégories.

Les catégories de niveau 1 pourraient être par exemple :

• Conférences
• Séminaires
• Réunion
• etc..

Dans la catégorie Séminaires, par exemple, pourraient être crée des sous-catégories :

• Séminaires 1
• Séminaires 2
• Séminaires 3

chacune d'elles contenant les évènements :

• Session du 1 juin du séminaire 1
• Session du 8 juin du séminaire 1
• Session du 15 juin du séminaire 1

Le séminaire peut se garnir rapidement au fil du temps, simplement en clonant d'une fois sur l'autre la session précédente, et en saisissant seulement les différences.

Cette organisation offre une présentation claire, et permet de déléguer facilement les droits de gestion.

Accès

INDICO sur la PLM : https://indico.math.cnrs.fr

Utilisez de préférence vos identifiants PLM ou d'établissement pour vous connecter à INDICO, en choisissant "Fédération d'identités".

À noter

1. À sa création, l'événement est privé, il n'est visible que par l'administrateur. Vous pourrez le rendre public dans la partie « Protections ».
2. Il est fortement recommandé de configurer les inscriptions (s'il y en a) avec enregistrement (création d'un compte dans indico) cela permet par la suite aux participants de modifier leurs choix.
3. Tout en bas de la page il y a un « Help » qui détaille très bien l'utilisation de l'outil

Obligations

Nous vous rappelons que si vous gérez des inscriptions à un évènement sur Indico, vous devez respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Données :

Le portail Indico de Mathrice permet de limiter la collecte des données personnelles au strict nécessaire et permet aux inscrits de contrôler l'apparition des informations les concernant.

Autres liens

INDICO est développé par le CERN : http://indico-software.org